Эксплуатация контрольно-кассовой техники

 

Правила

Скачать

 

Типовые правила эксплуатации ККМ
при осуществлении денежных расчетов с населением

Подготовлены на основании следующих документов:

  • Письмо Минфина РФ от 30 августа 1993 г. № 104. «Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением»
  • Письмо Госналогслужбы РФ от 11 декабря 1997 г. № 16-5-14/796
  • Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»
  • Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

Правилами уставлено, что к работе на ККМ допускаются только кассиры, обученные работе с конкретной моделью ККМ и ознакомленные с самими Правилами.

В Правилах подробно описываются действия кассира во всех ситуациях, связанных с эксплуатацией кассовых аппаратов: начало и завершение смены, пробитие чеков и снятие отчетов, исправление ошибочно пробитых денежных сумм, изъятие из кассы и возврат в кассу денежных сумм.

Так же в Правилах описываются формы кассовых документов и порядок их заполнения, ведения и хранения:


Форма КМ-1

Скачать

 

Форма КМ-1
Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков
на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ

Применяется при вводе в эксплуатацию новой ККМ и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули. Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую ККМ, второй - остается в данной организации. Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

 


Форма КМ-2

Скачать

 

Форма КМ-2
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих
денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт
и при возвращении ее в организацию

Применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте ККМ специалистом центра технического обслуживания ККМ или при передаче для работы в другую организацию.

Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста ЦТО ККМ.

Акт с накладной, оформленной на передачу ККМ в другую организацию или в ЦТО ККМ для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Ремонт ККМ производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух ККМ пломбируется.

 


Форма КМ-3

Скачать

 

Форма КМ-3
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам)
по неиспользованным кассовым чекам
(в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)

Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.

 


Форма КМ-4

Скачать

 

Форма КМ-4
Журнал кассира-операциониста

Применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

 


Форма КМ-5

Скачать

 

Форма КМ-5
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных
и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста

Применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

 


Форма КМ-6

Скачать

 

Форма КМ-6
Справка-отчет кассира-операциониста

Применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» (форма № КМ-7).

 


Форма КМ-7

Скачать

 

Форма КМ-7
Сведения о показаниях счетчиков ККМ
и выручке организации

Применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККМ и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

 


Форма КМ-8

Скачать

 

Форма КМ-8
Журнал учета вызовов технических специалистов
и регистрации выполненных работ

Применяется в организациях в следующих случаях:

  • при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает механика ЦТО ККМ;
  • проведения механиком ЦТО плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей ККМ, устранения мелких неисправностей.

 

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части ККМ делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления ККМ в ремонт в ЦТО. Соответствующая запись подтверждается подписями механика ЦТО и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.

 


Форма КМ-9

Скачать

 

Форма КМ-09
Акт о проверке наличных денежных средств кассы

Применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов) - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.


Правилами закреплено, что эксплуатируемая ККМ должна состоять на техническом обслуживании в ЦТО. Механики ЦТО выполняют плановые регламенты технического обслуживания ККМ, что позволяет избежать проблем при эксплуатации кассовой машины.

Работа кассового аппарата должна происходить под постоянным контролем владельца ККМ.